Đội ngũ thiếu chủ động, hay chưa có điều kiện để chủ động?

“Nhân viên bên tôi không chủ động. Việc gì cũng phải nhắc.”

Đây là một nhận xét có thể xuất hiện khi founder cảm thấy mình phải thúc đẩy gần như mọi hoạt động trong doanh nghiệp.

Nhưng trước khi xem thiếu chủ động là đặc điểm của nhân viên, có một câu hỏi đáng đặt ra:

Môi trường làm việc hiện tại đã tạo đủ điều kiện để nhân viên chủ động hay chưa?

Chủ động không chỉ là thái độ

Một người có thể rất có trách nhiệm nhưng vẫn thường xuyên chờ chỉ đạo nếu họ không biết mình được quyền quyết định đến đâu.

Một nhân viên có thể có ý tưởng nhưng không đề xuất vì những lần trước ý kiến của họ không được xem xét.

Một trưởng nhóm có thể muốn tự xử lý vấn đề nhưng thiếu thông tin hoặc nguồn lực cần thiết.

Như vậy, sự chủ động không chỉ phụ thuộc vào động lực cá nhân. Nó còn chịu ảnh hưởng từ cách giao việc, phản hồi và phân quyền.

Bốn yếu tố cần xem xét

1. Sự rõ ràng

Nhân viên có hiểu kết quả cần đạt, trách nhiệm của mình và mức độ ưu tiên công việc không?

2. Quyền chủ động

Họ có thể tự đưa ra quyết định nào mà không cần xin phép?

3. Năng lực thực hiện

Họ có đủ kỹ năng và thông tin để lựa chọn phương án phù hợp không?

4. Phản ứng của người quản lý

Khi nhân viên đề xuất cách làm khác hoặc mắc lỗi trong phạm vi cho phép, người quản lý phản ứng thế nào?

Nếu mọi ý kiến đều bị bác bỏ và mọi sai sót đều dẫn đến việc thu hồi quyền quyết định, nhân viên có thể dần chọn cách an toàn hơn: chờ hướng dẫn.

Không phải trường hợp nào cũng do hệ thống

Cũng cần nhìn nhận rằng có những nhân viên chưa đáp ứng yêu cầu về trách nhiệm, thái độ hoặc năng lực.

Vì vậy, mục tiêu không phải luôn tìm nguyên nhân từ founder hay tổ chức.

Điều cần làm là phân biệt giữa người chưa muốn chủ động, người chưa biết cách chủ động và người chưa được trao điều kiện để chủ động.

Ba tình huống này cần những cách xử lý khác nhau.

Một thử nghiệm nhỏ cho người quản lý

Hãy chọn một đầu việc mà nhân viên thường phải hỏi ý kiến.

Thay vì chỉ yêu cầu họ chủ động hơn, người quản lý có thể:

1. Nói rõ kết quả mong đợi.

2. Xác định những quyết định nhân viên được tự đưa ra.

3. Cung cấp thông tin và nguồn lực cần thiết.

4. Thống nhất khi nào cần báo cáo hoặc xin hỗ trợ.

5. Sau khi hoàn thành, cùng xem lại cách nhân viên đã quyết định.

Qua một vài lần, người quản lý sẽ có thêm cơ sở để đánh giá nguyên nhân thực sự.

Lời kết

Sự chủ động không thể hình thành chỉ bằng lời nhắc “hãy chủ động hơn”.

Nó cần sự kết hợp giữa trách nhiệm cá nhân, năng lực thực hiện và môi trường cho phép con người đưa ra quyết định.

Muốn đội ngũ chủ động hơn, đôi khi điều đầu tiên cần thay đổi là cách người quản lý đang tạo điều kiện cho sự chủ động ấy.