Khi đội ngũ quá tải, nên tuyển thêm người hay thay đổi cách làm việc?

Khi công việc ngày càng nhiều, nhân viên thường xuyên tăng ca và founder phải trực tiếp xử lý những vấn đề phát sinh, giải pháp dễ nghĩ đến nhất là tuyển thêm người.

Đây có thể là một quyết định đúng. Nhưng cũng có những doanh nghiệp tuyển thêm nhân sự mà tình trạng quá tải vẫn không giảm đáng kể.

Bởi vì không phải mọi vấn đề về khối lượng công việc đều xuất phát từ việc thiếu người.

Quá tải có thể đến từ nhiều nguyên nhân

Hãy hình dung một doanh nghiệp có 15 nhân sự. Bộ phận kinh doanh liên tục phản ánh rằng họ không đủ thời gian chăm sóc khách hàng.

Founder quyết định tuyển thêm một nhân viên.

Nhưng sau vài tháng, cả nhóm vẫn bận rộn. Nhân viên mới cũng phải chờ trưởng nhóm hướng dẫn, trong khi trưởng nhóm tiếp tục xử lý nhiều công việc lặp lại.

Nếu quan sát kỹ hơn, doanh nghiệp có thể phát hiện:

• Một số công việc được thực hiện trùng lặp.

• Thông tin khách hàng phải nhập lại nhiều lần.

• Những quyết định nhỏ vẫn phải chờ người phụ trách phê duyệt.

• Người có năng lực cao thường xuyên phải xử lý thay những việc người khác chưa làm được.

Như vậy, tăng số lượng nhân sự có thể giúp chia bớt khối lượng công việc, nhưng chưa chắc giải quyết được nguyên nhân khiến công việc bị ùn lại.

Phân biệt ba dạng thiếu hụt

1. Thiếu năng lực thực hiện

Đội ngũ có đủ người nhưng một số thành viên chưa có kỹ năng cần thiết.

Công việc vì vậy tập trung vào những nhân sự giỏi, khiến họ quá tải.

Trong trường hợp này, đào tạo, hướng dẫn và phân chia lại trách nhiệm có thể cần được ưu tiên.

2. Thiếu sự rõ ràng trong tổ chức công việc

Nhân viên chưa biết ai phụ trách việc gì, khi nào cần phối hợp hoặc ai có quyền quyết định.

Thời gian bị tiêu tốn vào việc hỏi lại, chờ xác nhận và xử lý sai lệch.

Tuyển thêm người vào một cách vận hành chưa rõ ràng đôi khi còn làm tăng nhu cầu phối hợp.

3. Thiếu năng lực đáp ứng khối lượng công việc

Đây là trường hợp doanh nghiệp thực sự cần thêm nhân sự.

Khối lượng công việc vượt quá khả năng đáp ứng của đội ngũ hiện tại, ngay cả khi cách phân vai và phối hợp đã tương đối hợp lý.

Khi đó, tuyển thêm người là một lựa chọn cần thiết để duy trì chất lượng và khả năng phát triển.

Làm thế nào để nhận diện đúng vấn đề?

Trước khi quyết định tuyển dụng, founder có thể cùng người quản lý xem lại bốn câu hỏi:

1. Công việc nào đang chiếm nhiều thời gian nhất?

2. Những việc đó có thực sự cần thiết hoặc có thể đơn giản hóa không?

3. Công việc đang tập trung vào một vài người vì thiếu nhân sự, hay vì những người khác chưa đủ năng lực hoặc quyền hạn?

4. Nếu tuyển thêm một người, ai sẽ hướng dẫn, phân công và theo dõi hiệu quả công việc của họ?

Câu hỏi cuối cùng đặc biệt quan trọng.

Một nhân sự mới không chỉ tạo thêm năng lực thực hiện. Họ cũng cần được hướng dẫn, phối hợp và quản lý.

Nếu người quản lý hiện tại đã quá tải, việc tuyển thêm người có thể làm phát sinh một điểm nghẽn mới.

Không nhất thiết phải chọn một trong hai

Trong thực tế, doanh nghiệp có thể vừa cần tuyển thêm người, vừa cần cải thiện cách tổ chức công việc.

Điều quan trọng là xác định thứ tự ưu tiên.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể làm rõ trách nhiệm và loại bỏ những công việc trùng lặp trước, sau đó đánh giá lại khối lượng công việc còn lại để quyết định nhu cầu tuyển dụng.

Cách tiếp cận này giúp founder có thêm cơ sở để sử dụng nguồn lực phù hợp, thay vì chỉ phản ứng với cảm giác đội ngũ đang quá bận.

Những câu hỏi dành cho founder

• Tôi đang tuyển thêm người để đáp ứng nhu cầu phát triển, hay để bù đắp cho một cách vận hành chưa hiệu quả?

• Nếu số lượng nhân sự tăng thêm 30%, người quản lý hiện tại có đủ khả năng điều phối không?

• Những công việc nào đang phụ thuộc quá nhiều vào một cá nhân?

• Tôi đã phân biệt được vấn đề thiếu người và thiếu năng lực quản lý chưa?

Lời kết

Tuyển thêm người là một quyết định đầu tư nguồn lực. Cải thiện cách làm việc là một quyết định phát triển năng lực tổ chức.

Hai việc này không loại trừ nhau.

Trước khi hỏi doanh nghiệp cần thêm bao nhiêu người, founder nên hiểu rõ đội ngũ hiện tại đang sử dụng năng lực của mình như thế nào.

Đôi khi, đó mới là điểm khởi đầu để doanh nghiệp phát triển mà không tiếp tục gia tăng sự phụ thuộc vào founder.