Doanh nghiệp dưới 20 người có thực sự cần cơ cấu tổ chức?

Một doanh nghiệp có 8, 12 hoặc 18 nhân sự thường vận hành khá linh hoạt.

Mọi người có thể hỗ trợ nhau, kiêm nhiệm nhiều việc và trao đổi trực tiếp với founder.

Vì vậy, khi nhắc đến cơ cấu tổ chức, nhiều người nghĩ ngay đến sơ đồ phòng ban, nhiều cấp quản lý và hệ thống quy trình phức tạp.

Nhưng cơ cấu tổ chức không nhất thiết phải phức tạp. Với doanh nghiệp nhỏ, điều quan trọng hơn là làm rõ ai chịu trách nhiệm về điều gì và công việc phối hợp ra sao.

Khi ít người, sự linh hoạt là lợi thế

Ở giai đoạn đầu, doanh nghiệp thường cần tốc độ và khả năng thích nghi.

Một nhân sự có thể vừa chăm sóc khách hàng vừa hỗ trợ vận hành. Founder có thể trực tiếp tham gia bán hàng, xử lý vấn đề và phát triển sản phẩm.

Việc phân chia quá cứng nhắc có thể khiến tổ chức mất đi sự linh hoạt cần thiết.

Tuy nhiên, nếu mọi trách nhiệm đều dựa trên thói quen hoặc sự tự hiểu ngầm, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi khối lượng công việc tăng lên.

Những dấu hiệu cho thấy cần làm rõ vai trò

• Một việc có nhiều người tham gia nhưng không ai chịu trách nhiệm cuối cùng.

• Nhân viên thường xuyên hỏi founder việc nào thuộc phạm vi của mình.

• Công việc bị bỏ sót khi một người nghỉ phép.

• Hai người cùng xử lý một vấn đề nhưng không biết ai có quyền quyết định.

• Founder phải trực tiếp điều phối những việc lẽ ra có thể được phối hợp trong nhóm.

Đây không nhất thiết là dấu hiệu doanh nghiệp cần thêm cấp quản lý.

Đôi khi, chỉ cần làm rõ trách nhiệm và cách phối hợp.

Bắt đầu từ công việc, không phải sơ đồ

Thay vì vẽ ngay một sơ đồ tổ chức hoàn chỉnh, doanh nghiệp nhỏ có thể bắt đầu bằng ba câu hỏi:

Những nhóm công việc chính là gì?

Ví dụ: bán hàng, chăm sóc khách hàng, sản xuất, giao hàng, tài chính hoặc truyền thông.

Ai chịu trách nhiệm chính cho từng nhóm công việc?

Một người có thể phụ trách nhiều nhóm, nhưng cần biết mình đang chịu trách nhiệm ở vai trò nào.

Những điểm giao nhau cần được thống nhất ra sao?

Khi bán hàng nhận yêu cầu từ khách, ai xác nhận khả năng thực hiện? Khi phát sinh thay đổi, ai thông báo cho các bên liên quan?

Chính những điểm giao nhau thường tạo ra nhiều vấn đề hơn bản thân sơ đồ.

Cơ cấu nên phát triển cùng doanh nghiệp

Ở quy mô nhỏ, doanh nghiệp có thể chỉ cần một bảng phân vai đơn giản và một vài nguyên tắc phối hợp.

Khi số lượng nhân sự tăng, khối lượng công việc phức tạp hơn hoặc có thêm địa điểm hoạt động, cấu trúc ấy có thể cần được điều chỉnh.

Không có một sơ đồ duy nhất phù hợp với mọi giai đoạn.

Lời kết

Doanh nghiệp dưới 20 người không nhất thiết cần một hệ thống quản trị nhiều tầng.

Nhưng vẫn cần đủ rõ ràng để công việc không phụ thuộc hoàn toàn vào trí nhớ và sự điều phối của founder.

Cơ cấu tốt không phải cơ cấu có nhiều ô chức danh, mà là cơ cấu giúp mọi người hiểu trách nhiệm và phối hợp được với nhau.