Vì sao đã giao việc rồi, founder vẫn phải theo sát từng bước?

Founder giao việc cho trưởng nhóm, thống nhất thời hạn và tin rằng công việc đã có người phụ trách.

Nhưng vài ngày sau, founder vẫn phải hỏi tiến độ, nhắc các đầu việc và kiểm tra từng chi tiết. Nếu không theo sát, công việc có nguy cơ chậm hoặc lệch khỏi kỳ vọng.

Tình huống này thường được gọi là khó phân quyền. Tuy nhiên, trước khi kết luận nhân sự thiếu chủ động, cần xem lại việc giao đã đủ rõ để người nhận có thể tự chịu trách nhiệm hay chưa.

Giao việc không đồng nghĩa với chuyển giao trách nhiệm

Một yêu cầu như “Em phụ trách triển khai chương trình này nhé” có thể được hai người hiểu rất khác nhau.

Founder nghĩ rằng người phụ trách sẽ tự lập kế hoạch, phối hợp với các bộ phận và báo cáo khi có vấn đề.

Trong khi đó, người nhận việc có thể hiểu rằng mình chỉ cần thực hiện những đầu việc được chỉ định.

Cả hai đều nghĩ mình đã thống nhất, nhưng kỳ vọng thực tế lại khác nhau.

Bốn điều thường bị bỏ sót khi giao việc

1. Kết quả cần đạt

Người nhận cần hiểu thế nào là hoàn thành tốt, không chỉ biết phải làm những việc gì.

2. Phạm vi quyền hạn

Họ được tự quyết điều gì? Quyết định nào cần xin ý kiến? Những giới hạn về ngân sách, nhân sự hoặc chất lượng là gì?

3. Nguồn lực và sự phối hợp

Người phụ trách có đủ thông tin, thời gian và quyền yêu cầu hỗ trợ từ các bên liên quan không?

4. Cơ chế theo dõi

Hai bên sẽ kiểm tra tiến độ vào thời điểm nào? Trường hợp nào phải báo sớm? Khi nào cần điều chỉnh kế hoạch?

Nếu những điều này không rõ, founder thường phải dùng việc kiểm tra liên tục để bù đắp.

Theo dõi không nhất thiết là kiểm soát

Không phải mọi hoạt động kiểm tra đều là quản lý vi mô.

Một cuộc trao đổi ngắn vào mốc đã thống nhất có thể giúp phát hiện vấn đề và hỗ trợ người phụ trách tự điều chỉnh.

Khác biệt nằm ở mục đích.

Kiểm soát quá mức tập trung vào việc người khác có làm đúng từng bước mình muốn hay không.

Theo dõi hiệu quả tập trung vào kết quả, rủi ro và những hỗ trợ cần thiết để người phụ trách hoàn thành trách nhiệm.

Một cách thử đơn giản

Ở lần giao việc tiếp theo, founder và người phụ trách có thể cùng trả lời năm câu hỏi:

1. Kết quả cuối cùng cần đạt là gì?

2. Ai chịu trách nhiệm chính?

3. Người phụ trách được tự quyết đến đâu?

4. Những tình huống nào phải báo lại?

5. Khi nào hai bên cùng xem tiến độ?

Không nhất thiết phải tạo thêm một biểu mẫu phức tạp. Điều cần thiết là hai bên thực sự hiểu giống nhau.

Lời kết

Founder không thể ngừng theo dõi công việc chỉ bằng cách yêu cầu nhân viên chủ động hơn.

Sự chủ động cần một nền tảng gồm kỳ vọng rõ ràng, quyền hạn phù hợp, năng lực thực hiện và cơ chế phản hồi.

Phân quyền tốt không có nghĩa là founder không còn biết chuyện gì đang xảy ra. Đó là khi founder không cần can thiệp vào mọi bước để công việc vẫn tiến triển.