Khi kế hoạch mở rộng cần đi cùng một phương án tổ chức nhân sự

Trong quá trình tư vấn cho một doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm hữu cơ, tôi có cơ hội làm việc cùng founder về phương án cơ cấu nhân sự phục vụ kế hoạch mở rộng hoạt động tại Hà Nội.

Khi doanh nghiệp chuẩn bị mở rộng, sự quan tâm thường tập trung vào thị trường, sản phẩm, tài chính và các điều kiện kinh doanh.

Tuy nhiên, một câu hỏi khác cũng cần được giải quyết: đội ngũ sẽ được tổ chức như thế nào để hỗ trợ kế hoạch phát triển đó?

Việc mở rộng không chỉ là bổ sung thêm nhân sự. Doanh nghiệp cần hình dung những vị trí nào cần có, trách nhiệm được phân chia ra sao và cách tổ chức nào phù hợp với quy mô dự kiến.

Bài toán: Chuyển kế hoạch kinh doanh thành nhu cầu tổ chức đội ngũ

Ở giai đoạn chuẩn bị mở rộng, founder cần xây dựng một phương án nhân sự đủ rõ để đưa vào kế hoạch phát triển doanh nghiệp.

Điều này đòi hỏi phải xem xét mối liên hệ giữa định hướng kinh doanh và cách tổ chức công việc.

Một số câu hỏi cần được làm rõ gồm:

• Hoạt động mở rộng sẽ phát sinh những nhóm công việc nào?

• Những vai trò nào cần được xác định trong cơ cấu nhân sự?

• Trách nhiệm giữa các vị trí nên được phân chia như thế nào?

• Phương án nhân sự cần thể hiện điều gì để phục vụ việc chuẩn bị triển khai?

Đây là những nội dung tôi cùng founder xem xét trong quá trình xây dựng phương án.

Tôi đã làm gì?

1. Trao đổi trực tiếp với founder về kế hoạch mở rộng

Tôi làm việc cùng founder để hiểu định hướng phát triển và những yêu cầu liên quan đến tổ chức nhân sự.

Việc trao đổi giúp kết nối mục tiêu kinh doanh với nhu cầu xây dựng đội ngũ, thay vì bắt đầu từ một sơ đồ tổ chức mẫu.

2. Xác định nhu cầu nhân sự và vai trò

Từ kế hoạch mở rộng, tôi cùng founder xem xét những vị trí và nhóm trách nhiệm cần được thể hiện trong phương án nhân sự.

Trọng tâm là tạo ra một bức tranh tổ chức có cơ sở từ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

3. Xây dựng phương án cơ cấu tổ chức

Tôi tham gia xây dựng phương án cơ cấu nhân sự phục vụ kế hoạch mở rộng tại Hà Nội.

Phương án này được sử dụng như một phần tài liệu trong quá trình doanh nghiệp chuẩn bị cho bước phát triển tiếp theo.

Kết quả trong phạm vi tư vấn

Phương án cơ cấu nhân sự đã được đưa vào bộ hồ sơ phục vụ kế hoạch mở rộng của doanh nghiệp.

Theo thông tin từ quá trình hợp tác, bộ hồ sơ sau đó được nhà đầu tư phê duyệt. Tuy nhiên, hồ sơ bao gồm nhiều nội dung khác nhau, trong đó phần tài chính và các quyết định kinh doanh thuộc trách nhiệm của founder.

Vì vậy, tôi chỉ ghi nhận phần đóng góp trực tiếp của mình là hỗ trợ xây dựng phương án tổ chức nhân sự, không xem kết quả phê duyệt đầu tư là thành tích riêng của hoạt động tư vấn.

Điều tôi rút ra từ trải nghiệm này

Một phương án cơ cấu tổ chức không nên được xây dựng chỉ vì doanh nghiệp muốn có một sơ đồ nhân sự đầy đủ.

Nó cần bắt đầu từ mục tiêu phát triển, những công việc thực sự phải thực hiện và cách doanh nghiệp dự kiến tổ chức nguồn lực.

Trải nghiệm này củng cố cách tôi tiếp cận những bài toán về cấu trúc tổ chức tại KMUN: trước khi đề xuất thêm vị trí, thay đổi vai trò hoặc phân quyền, cần hiểu doanh nghiệp đang muốn đạt điều gì và điều kiện thực tế cho phép đến đâu.

Điều tôi mang theo từ trải nghiệm này: Cơ cấu tổ chức cần phục vụ mục tiêu kinh doanh và cách vận hành thực tế, thay vì trở thành một sơ đồ được xây dựng chỉ để hoàn thiện tài liệu.